1.目的

確保寶拓來原料采購符合《負責任礦物審驗流程》要求，認真履行企業(yè)社會責任，建立規(guī)范、科學、有效的申訴機制，允許任何相關(guān)方（受影響人員或舉報者）說出與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮并得到妥善處理。

2.依據(jù)

《負責任礦物審驗流程錫和鉭的審驗標準》、《負責任礦物供應(yīng)鏈管理體系》、《供應(yīng)鏈政策》。

3.適用范圍

本程序適用于本寶拓來的相關(guān)方及本寶拓來涉及負責任礦物采購相關(guān)工作的部門及人員 。

4.管理機構(gòu)及職責

寶拓來采購部負責申訴工作的處理。

5.工作程序

5.1申訴信息的收集

l   寶拓來設(shè)立聯(lián)系/申訴電子郵箱，電子郵箱地址：sales@dg-baotai.cn，電子郵箱地址在寶拓來對外公布供應(yīng)鏈政策中予以公布，電子郵箱用于接收相關(guān)的詢問和申訴。

l   工作中接收到的相關(guān)方關(guān)于負責任礦物供應(yīng)鏈的與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。

l   信息溝通過程中，應(yīng)注意保護個人隱私和寶拓來商業(yè)秘密。

5.2申訴的內(nèi)容

相關(guān)方對寶拓來的供應(yīng)鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下內(nèi)容：

a)       包含申訴方的名稱和聯(lián)系信息，并由申訴方的法定代表人簽字；（寶拓來鼓勵具名申訴，也接受匿名申訴）。

b)      具體說明向何種事項提起申訴及理由；

c)       附相關(guān)書面證據(jù)；

d)      具體說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題；

e)      申訴溝通語言采用中文或申訴者熟悉的語言。

5.3申訴信息的分類

寶拓來需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別，申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。

a)       一般信息：相關(guān)方對寶拓來負責任礦物供應(yīng)鏈管理的咨詢、供方的調(diào)查問卷等。

b)      特殊或重要申訴信息：

l   管理不符合RMAP要求的信息；

l   對寶拓來的礦物采購涉及寶拓來識別的高風險區(qū)域的信息；

l   對寶拓來的礦物采購不符合寶拓來的供應(yīng)鏈政策的信息。

c)       不予受理信息：

l   瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或疑似為獲得競爭優(yōu)勢而產(chǎn)生的投訴。

l   沒有令人信服的客觀證據(jù)支持的投訴。

5.4申訴的處理

a)       申訴處理小組工作組應(yīng)在收到申訴后 10 個工作日內(nèi)確認收到申訴，在基于申訴是否符合申訴信息分類的基礎(chǔ)上確認接受或拒絕申訴。

b)      如果申訴被拒絕，應(yīng)向申訴方提供書面解釋，并記錄在申訴登記冊中。不得采取進一步行動。

c)       對特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后45個工作日內(nèi)對上訴或投訴進行調(diào)查、審查和裁決。處理小組應(yīng)盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數(shù)情況下可能需要額外的時間。申訴處理小組應(yīng)采取合理措施，包括召開一次或多次會議，以做出合理決定。這類措施的例子包括:

l   咨詢專家

l   請求申訴方或其他人提供更多信息

d)      申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應(yīng)協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。

e)      申訴決定以書面形式傳達給申訴方，申訴決定應(yīng)包含：

l   申訴決定

l   申訴決定是如何以及何時做出的

l   任何新的建議

5.5申訴的記錄

申訴工作處理小組辦公室應(yīng)將收到的申訴記錄在《供應(yīng)鏈申訴應(yīng)對表》中，包括以下內(nèi)容:

l   何人何時提交申訴；

l   申訴的類型、問題或主題以及隨申訴提交的信息；

l   接受或拒絕決定；

5.6防止打擊報復(fù)行為

a)         保留證據(jù)：詳細記錄申訴的內(nèi)容、時間、地點以及涉及的人員，并保留所有與申訴相關(guān)的書面材料、電子郵件、短信等證據(jù)。這些證據(jù)在日后可能成為保護申訴者權(quán)益的關(guān)鍵。

b)        匿名投訴：如果擔心報復(fù)，可以選擇匿名方式進行投訴。雖然匿名投訴可能在一定程度上影響調(diào)查的效率，但它能有效保護投訴者的隱私和安全。

c)         提供專業(yè)幫助：可以請公司的法律顧問為申訴者提供專業(yè)的建議和指導(dǎo)，幫助申訴者更好地維護自己的權(quán)益

6.員工培訓(xùn)

6.1寶拓來制定年度負責任礦物供應(yīng)鏈管理有關(guān)知識的培訓(xùn)計劃，培訓(xùn)人員包括寶拓來高管及相關(guān)部門人員。培訓(xùn)內(nèi)容包括負責任礦物供應(yīng)鏈管理手冊、寶拓來供應(yīng)鏈政策、工作流程、管理職責等。

6.2寶拓來不定期進行負責任供應(yīng)鏈管理培訓(xùn)并保持相關(guān)文件、記錄。培訓(xùn)形式包括外部培訓(xùn)、內(nèi)部培訓(xùn)、考察走訪。

東莞市寶拓來金屬有限公司

                                                                                                 日期：2024年12月1日